Privacyverklaring

Administratiekantoor Facts & Figures is verantwoordelijk voor de verwerking van verschillende persoonsgegevens. Met deze privacyverklaring maakt Facts & Figures kenbaar welke persoonsgegevens zij verwerken, welk doel daarmee nagestreefd wordt, of en zo ja met welk doel deze gegevens verstrekt worden aan derden, hoe we deze persoonsgegevens bewaren, welke rechten u heeft ten aanzien van deze persoonsgegevens en hoe we deze persoonsgegevens beveiligen.

Doel verwerking persoonsgegevens

Als administratiekantoor en belastingadvieskantoor krijgen we veel te maken met persoonlijke gegevens van onze cliënten. Het voornaamste doel waarvoor wij persoonsgegevens nodig hebben, is het verrichten van onze diensten, alles in de ruimste zin des woords:

  • Het verzorgen van de administratie;
  • Het verzorgen van het jaarwerk;
  • Het verzorgen van diverse fiscale aangiften;
  • Het verzorgen van de salarisadministratie;
  • Het verzorgen van arbeidscontracten;
  • Het verzorgen van begrotingen en prognoses;
  • Het verzorgen van publicaties bij de Kamer van Koophandel;
  • Het contacteren van cliënten;
  • Het verzorgen van advieswerkzaamheden;
  • Overige voorkomende werkzaamheden die in het verlengde van bovenstaande werkzaamheden door cliënten aan Facts & Figures verzocht worden.

Het kan zijn dat wij uw gegevens gebruiken om rechten of eigendommen van onszelf en/of die van onze cliënten te beschermen. Daarnaast kunnen we, indien noodzakelijk, de gegevens gebruiken om te voldoen aan gerechtelijke procedures. Indien wij gegevens voor andere doeleinden dan bovenstaande wensen te gebruiken, zullen we hiertoe eerst toestemming vragen aan de betreffende cliënten.

Betreffende persoonsgegevens

Vanwege de diversiteit van onze werkzaamheden en de daarbij horende persoonsgegevens, krijgen wij te maken met de volgende persoonsgegevens:

  • Voornaam;
  • Voorletters;
  • Achternaam;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • Geboorteplaats;
  • Adres;
  • Postcode;
  • Woonplaats;
  • Telefoonnummer;
  • Mailadres;
  • Burgerlijke staat;
  • Gegevens van de partner;
  • Gegevens van de kinderen;
  • IBAN-nummers;
  • Andere persoonsgegevens die wij via de mail of telefonisch ontvangen van cliënten;
  • Diverse financiële gegevens met het oog op onze werkzaamheden, zoals loongegevens, pensioengegevens, woninggegevens, bankrekeningen etc.;
  • De inhoud van arbeidscontracten;
  • Diverse notariële stukken, zoals oprichtingsakten, statuten, aandeelhoudersregisters, samenlevingscontacten, huwelijkse voorwaarden, testamenten, koopakten, hypotheekakten etc.

Ook verwerken we een aantal bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens. Dit betreft de volgende gegevens:

  • Burgerservicenummer;
  • Gegevens van personen jonger dan 16 jaar (bijvoorbeeld voor de salarisadministratie of inkomstenbelasting);
  • Gegevens met betrekking tot gezondheid (in het kader van verwerking van de aftrek van de zorgkosten in de aangiften inkomstenbelasting);
  • Gegevens met betrekking tot politieke voorkeur/geloofsovertuiging (in het kader van verwerking van giften in de aangiften inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting).

Derden

Uiteraard gaan we in alle zorgvuldigheid om met de gegevens die we van cliënten ontvangen. In beginsel worden deze gegevens dus niet aan derden verstrekt. Het kan zijn dat wij de diensten van derden inhuren, omdat zij specifieke kennis of middelen bezitten die we nodig hebben om onze diensten succesvol te kunnen verrichten. De partners waarmee wij samenwerken hebben wij zorgvuldig gekozen. Ook onze partners leven strikte privacy voorwaarden na en leven de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: AVG) na. De gegevens die zij van ons ontvangen, mogen zij alleen verwerken met betrekking tot de opdracht die zij hebben gekregen. Zij zijn in geen enkel opzicht gerechtigd deze gegevens voor andere doeleinden te gebruiken.

Indien wij gegevens van onze cliënten  in dit kader aan onze partners willen voorleggen, zal dit te allen tijde kenbaar gemaakt worden bij onze cliënten. Ook kunnen wij wettelijk verplicht zijn persoonsgegevens aan derden te verstrekken, bijvoorbeeld als de Belastingdienst gegevens opvraagt.

Wij zullen uw gegevens nimmer zonder uw toestemming voor commerciële doeleinden aan derden verstrekken. Ditzelfde geldt ten aanzien van goede doelen.

Bewaren van persoonsgegevens

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van onze werkzaamheden. We kunnen uw gegevens langer bewaren indien wettelijke of beroepsregels ons hiertoe verplichten.

Rechten van cliënten

Een cliënt is te allen tijde bevoegd de persoonsgegevens die we van hem/haar verzameld hebben in te zien, te bewerken of om verwijdering te verzoeken. Ook kan de cliënt te allen tijde ten aanzien van één of meer gegevens de machtiging van Facts & Figures tot gebruik van deze gegevens beperken of geheel intrekken. Daarnaast kunnen cliënten verzoeken de gegevens te verstrekken aan een – door hen gekozen – derden, zoals de bank of een andere adviseur. Op verzoek zullen wij deze gegevens verstrekken, met uitzondering van gegevens die intern binnen de organisatie zijn gemaakt en die ondersteunend maar niet noodzakelijk zijn ten aanzien van de werkzaamheden. Deze gegevens zullen alleen verstrekt worden indien dit noodzakelijk is voor de werkzaamheden of doeleinden van de derden aan wie de gegevens verstrekt dienen te worden.

Beveiliging

Facts & Figures vindt de bescherming van uw persoonsgegevens uitermate belangrijk. Wij maken daarom gebruik van diverse beveiligingstechnieken. Ook onze medewerkers zijn contractueel verbonden aan geheimhouding omtrent alle gegevens waarmee wij tijdens het uitvoeren van onze werkzaamheden in aanraking komen. Op deze manier proberen wij zo veel mogelijk te voorkomen dat gegevens ten onrechte bij onbevoegden terecht komen, verloren gaan of op enigerlei wijze worden misbruikt.

Facts & Figures bespaart kosten noch moeite om uw gegevens zo goed mogelijk te beveiligen. Indien cliënten het gevoel hebben dat de beveiliging niet naar behoren is of als zij nadere informatie wensen over een specifiek onderdeel met betrekking tot de verzameling, verstrekking aan derden, bewaring of beveiliging van persoonsgegevens kunnen zij te allen tijde contact met ons opnemen via info@factsenfigures.nl. Wij zullen daartoe contact met cliënten opnemen om hun vragen of onduidelijkheden op te helderen.